Fonctions-clé
Votre guide d'utilisation des fonctionnalités les plus pratiques et les plus fréquemment utilisées, qui vous aideront à optimiser votre session WebEx.
Sélectionnez une rubrique en cliquant sur l'un des onglets ci-dessus.
Invitation et rappel - invitez des participants à une réunion en ligne déjà commencée par message électronique, téléphone ou messagerie instantanée, et envoyez des rappels.
Utilisation de WebEx Audio - utilisez WebEx Audio pour pouvoir communiquer en téléconférence avec les participants à votre réunion.
Enregistrement de votre réunion - enregistrez les actions que vous effectuez au cours d'une session WebEx afin de bénéficier d'un suivi à l'issue de la réunion.
Partage de contenu - partagez du contenu en temps réel avec les autres participants et utilisez le tableau blanc virtuel pour noter les idées et les réflexions des participants.
Gestion de la participation - donnez la possibilité aux autres participants de partager et de présenter des documents depuis leur ordinateur et attribuez des droits individuels aux participants de votre choix.
Transfert de fichiers - transférez des fichiers dans votre réunion de façon rapide, simple et sécurisée, quelle que soit leur taille.
Pour vous aidez à trouver ce dont vous avez besoin rapidement, cliquez sur les icones :
Action
Information
Invitation et rappel
Invitez des participants à une réunion en ligne déjà commencée par message électronique, téléphone ou messagerie instantanée, et envoyez des rappels.
Inviter des participants depuis votre réunion WebEx
Si vous souhaitez inviter un participant à rejoindre une session WebEx déjà commencée, vous disposez de plusieurs options. Au cours de votre réunion, vous avez la possibilité d'inviter des participants supplémentaires par message électronique, par téléphone ou par messagerie instantanée.
Vous pouvez inviter un participant à une réunion de trois façons différentes :
- Dans le menu Démarrage rapide, sélectionnez l'onglet « Inviter des participants ».
- Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant « Participant » dans la barre des menus et sélectionner « Inviter »
- ou cliquer sur le bouton « Inviter ou rappeler des participants » dans la fenêtre « Participant ».
Le ou les destinataires reçoivent l'invitation à la réunion, qui contient une adresse Web sur laquelle il leur suffit de cliquer pour rejoindre la réunion.
Si vous envoyez une invitation par message électronique, vous pouvez utiliser soit votre propre client de messagerie électronique local (votre programme de messagerie par défaut, tel que Outlook ou Lotus Notes), soit la messagerie WebEx. Cette solution s'avère particulièrement utile lorsque vous ne travaillez pas sur votre ordinateur habituel et que vous n'avez donc pas accès au compte de messagerie que vous utilisez au quotidien.
Cochez simplement la case « Utilisation de votre programme local de messagerie » ou cliquez sur le menu déroulant « Participant » de la barre des menus, sélectionnez « Inviter », puis « par message électronique » et « Utilisez votre programme local de messagerie électronique » ou « Utilisation de WebEx... » pour envoyer l'invitation via la messagerie WebEx.
Inviter des participants
Envoyer un rappel
Si vous souhaitez envoyer un rappel aux participants à la réunion, trois options s'offrent à vous:
Envoyez un rappel aux participants de l'une des manières suivantes :
- Dans le menu Démarrage rapide, sélectionnez l'onglet « Rappeler les participants ».
- Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant « Participant » de la barre des menus, puis sélectionner « Rappeler ».
- ou cliquer sur le bouton « Inviter ou rappeler des participants » dans la fenêtre « Participant ».
Utilisation de WebEx Audio
Utilisez WebEx Audio pour pouvoir communiquer en téléconférence avec les participants à votre réunion.
Pourquoi utiliser WebEx Audio ?
À l'image d'une réunion « physique », l'interaction vocale est indispensable à votre WebEx. Si vous devez entrer en communication avec une seule autre personne, il vous suffit de décrocher un téléphone pour ajouter l'audio à votre réunion.
Toutefois, lorsque la réunion compte de nombreux participants, notre solution de téléconférence intégrée WebEx Audio vous offre des fonctionnalités très pratiques :
- Interlocuteur actif - un voyant de téléconférence animé vous permet d'identifier en toute simplicité la personne qui prend la parole.
- Silence - coupez le son de l'ensemble des interlocuteurs ou de certains d'entre eux, de manière à réduire les nuisances sonores et à concentrer toute l'attention sur la réunion. Il vous suffit ensuite d'utiliser l'option Son pour restaurer le volume.
Lorsque vous programmez votre réunion, vous pouvez configurer la méthode à utiliser par les participants pour rejoindre la téléconférence : soit à l'aide de leur téléphone (option par défaut), soit en demandant à être rappelés.
- Les participants appellent - la boîte de dialogue contextuelle « Participer à la téléconférence... » s'affiche automatiquement lorsque le participant accède à la réunion. Il suffit alors de saisir le numéro de réunion et l'identifiant participant en suivant les instructions vocales.
- Les participants demandent à être rappelés - les participants renseignent leur numéro de téléphone direct dans la boîte de dialogue contextuelle « Participer à la téléconférence... » afin d'être rappelés.
Pour modifier les préférences de téléconférence de votre réunion:
- Dans votre page d'accueil WebEx, sélectionnez « Programmer une réunion » et cliquez sur « Modifier l'option audio... ».
- Vous pouvez également sélectionner la boîte de dialogue « Paramètres WebEx » dans Outlook, puis cocher l'option qui vous convient le mieux dans l'onglet « Audio et Suivi ».
Utiliser la téléconférence
Couper ou réactiver le son
Lorsque votre réunion a commencé, votre qualité d'organisateur vous permet de couper ou réactiver le son de l'ensemble des participants ou des participants de votre choix.
Pour couper le son de tous les participants, cliquez sur le menu déroulant « Participant », puis cliquez sur « Désactiver tous les micros ». Pour couper le son d'un seul participant, sélectionnez son nom dans la fenêtre des participants, cliquez sur « Silence ». Le symbole X s'affiche alors en regard du nom du participant.
Pour réactiver le son de tous les participants, cliquez de nouveau sur le menu déroulant « Participant » et sélectionnez « Activer tous les micros ». Pour réactiver le son d'un seul participant, sélectionnez son nom, puis cliquez sur « Son ».
Couper et réactiver le son
Document d'aide aux participants 
Enregistrez
Enregistrez les actions que vous effectuez au cours d'une session WebEx afin de bénéficier d'un suivi à l'issue de la réunion.
Enregistrement de votre réunion en ligne
La fonction d'enregistrement de WebEx vous permet d'enregistrer les actions effectuées au cours d'une réunion. Vous pouvez les enregistrer sur le disque dur de votre ordinateur (ou du serveur auquel vous êtes connecté) ou les publier sur votre site WebEx pour permettre à d'autres personnes de lire l'enregistrement.
En tant qu'organisateur de la réunion, vous avez accès au bouton « Enregistrer cette réunion » dans le menu Démarrage rapide : sélectionnez cette option au début de votre réunion. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant « Réunion » de la barre des menus, puis cliquer sur « Commencer l'enregistrement ».
- Choisissez la destination d'enregistrement du fichier, saisissez un nom pour le fichier, puis cliquez sur « Enregistrer ». La fenêtre d'enregistrement s'affiche.
- Cliquez sur le bouton « Enregistrement ». Pour arrêter l'enregistrement, cliquez sur le bouton « Arrêt » de la fenêtre d'enregistrement.
À l'issue de votre réunion, vous recevrez un lien par message électronique qui vous permet d'accéder, de publier ou d'envoyer l'enregistrement aux participants.
Partage de contenu
Partagez du contenu en temps réel avec les autres participants et utilisez le tableau blanc virtuel pour noter les idées et les réflexions des participants.
Présenter un document
Il est inutile de télécharger des fichiers avant de pouvoir les partager à partir du moment où ceux-ci sont stockés sur votre ordinateur (ou sur le serveur auquel vous êtes connecté). Vos fichiers sont chargés dans la fenêtre de visualisation du contenu, depuis laquelle vous pouvez annoter, modifier, enregistrer et imprimer des pages ou des diapositives.
Partager une application
Le partage d'une application permet à tous les participants de visualiser toutes les actions que vous effectuez dans le logiciel (démonstration, modification d'un document, transitions animées entre les diapositives d'une présentation, etc.).
Partager votre bureau
Grâce à cette option, les participants peuvent visualiser les éléments présents sur votre bureau et l'ensemble des actions que vous effectuez. Vous pouvez vous déplacer rapidement entre les fichiers et les applications, sans avoir à appuyer à chaque fois sur le bouton « Partager ».
Pour partager votre bureau, présenter un document ou partager une application :
- Dans le menu Démarrage rapide, cliquez sur l'icône Présenter un document, Partager une application ou Partager votre bureau.
- Cliquez sur « Quitter » dans la barre d'icônes flottante pour arrêter le partage et retourner à la fenêtre principale.
- Vous pouvez également sélectionner le menu déroulant Partager dans le menu principal, puis sélectionner « Présentation ou document », « Application » ou « Bureau ».
WebEx fonctionnant sur la base d'un navigateur, les participants à votre réunion n'ont pas besoin de posséder les mêmes applications logicielles que vous pour pouvoir les visualiser et travailler dessus pendant une réunion en ligne.
Partager un document
Partager une application
Partager mon bureau
Utilisation du tableau blanc
Le tableau blanc virtuel qu'intègre WebEx fonctionne exactement de la même manière qu'un tableau blanc ou un tableau à feuilles, vous permettant de collaborer de manière informelle au cours d'un brainstorming et de prendre des notes. Les participants voient tout ce que vous écrivez ou dessinez et, si des droits d'annotation leur sont attribués (voir Gestion de la participation), ils pourront eux aussi écrire sur le tableau.
Partager un tableau blanc
- Sélectionnez l'icône « Partage d'un tableau blanc », puis les outils d'annotation de votre choix : texte, ligne, formes, crayon, surligneur ou couleur d'annotation. Pour annuler des annotations, utilisez la gomme.
- Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant « Partager » de la barre des menus, puis sélectionner « Tableau blanc ».
- Pour enregistrer votre tableau blanc, sélectionnez « Fichier », « Enregistrer sous », puis attribuez un nom au document du tableau blanc, ainsi qu'une destination d'enregistrement sur votre ordinateur.
Partager un tableau blanc
Guide de référence de l'animateur
Gestion de la participation
Donnez la possibilité aux autres participants de partager et de présenter des documents depuis leur ordinateur et attribuez des droits individuels aux participants de votre choix.
« Passer la balle »
Pour donner aux autres participants la possibilité de partager et de présenter leurs documents, leurs applications et leur bureau, il vous suffit de leur « passer la balle ». Vous pouvez à tout moment reprendre le contrôle de la réunion en tant qu'organisateur.
Passer la balle
- Pour passer la balle, cliquez sur le nom du participant, puis cliquez sur le bouton « Donner le rôle d'animateur » dans la fenêtre des participants.
- Dans le panneau des participants, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du participant.
- Sélectionnez « Donner le rôle de », puis sélectionnez « Animateur » pour permettre au participant de partager du contenu ou « Organisateur » pour lui donner le contrôle total de la réunion.
Attribution de droits
Lorsque vous avez le rôle d'organisateur ou d'animateur, vous pouvez définir un certain nombre de droits afin de permettre ou d'interdire aux participants d'utiliser des fonctions spécifiques, telles que l'annotation, l'enregistrement de documents, le partage et l'enregistrement de la réunion.
Attribution de droits
- Dans le menu déroulant « Participant », sélectionnez « Attribuer des droits aux utilisateurs ».
- Dans la partie gauche de la fenêtre, sélectionnez « Tous les participants » ou cliquez sur le symbole « + » pour choisir un nom parmi la liste des participants.
- Dans l'onglet « Participants », cochez les droits que vous souhaitez attribuer, puis cliquez sur « Accorder » une fois la sélection effectuée.
Attribuer des privilèges
Transférer le rôle d'organisateur
Transfert de fichiers
Transférez des fichiers dans votre réunion de façon rapide, simple et sécurisée, quelle que soit leur taille.
Un moyen plus malin de transférer des fichiers
WebEx permet de transférer des fichiers de manière rapide et sécurisée, quel que soit le fichier, quelle que soit sa taille. Les participants peuvent alors télécharger ces fichiers pendant la réunion. Ce mode de transfert des fichiers résout les problèmes de limites et les risques de sécurité posés par l'envoi par e-mail de présentations ou de fichiers de taille importante aux participants à l'issue de la réunion.
Transférer des fichiers
- Depuis la fenêtre de réunion, cliquez sur « Fichier », puis sélectionnez « Transfert » à partir de la barre des menus. Cliquez sur « Partager fichier... », indiquez l'emplacement du fichier à publier, sélectionnez ce dernier, puis cliquez sur « Ouvrir ».
- Pour publier des fichiers supplémentaires, répétez cette procédure.
Le nombre situé dans le coin inférieur droit de la fenêtre de transfert de fichiers correspond au nombre de participants dont la fenêtre de transfert de fichiers est ouverte. Lorsque ce nombre redescend à 1, cela signifie en principe que tous les participants ont téléchargé les fichiers et fermé la fenêtre.
Transférer des fichiers
